Entretien professionnel des salariés : un acte clé du management d’une entreprise

Obligatoire et à l’initiative de l’employeur, l’entretien professionnel des salariés est un acte clé du management d’une entreprise. Pour répondre aux enjeux de cet entretien qui est dédié aux perspectives d’évolutions et de formations professionnelles des salariés, il est capital de bien préparer les modalités d’organisation de ce tête-à-tête.

A travers cet article, notre cabinet de conseil à Avignon, J.CAUSSE & ASSOCIÉS, vous propose un focus sur les obligations en matière d’organisation d’un entretien professionnel et sur les sanctions attachées à ses manquements.

Communication entretien professionnel

A l’occasion de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur. Ce tête-à-tête est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Tous les salariés sont concernés par cet acte clé du management dans une entreprise : quel que soit l’effectif de l’entreprise, quel que soit le contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée), même si en pratique pour les titulaires de CDD, l’effectivité ne sera garantie que pour les contrats de longue durée.

Pour appuyer la communication de cet entretien professionnel, le choix du support est libre, sous réserve d’en établir la traçabilité :

• Livret d’accueil remis éventuellement au salarié;
• Note d’information remise au salarié lors de son embauche (dispositions conventionnelles applicables, régime de remboursement de frais de santé et prévoyance et entretien professionnel);
• Clause informative du contrat de travail;
• Annexe contrat, 1er bulletin de paie ...

Entretien salarié obligatoire

L'entretien professionnel n’est pas une option, mais il s’agit d’un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur. Il doit comporter de nombreuses informations nécessaires au bipartis.

Périodicité des entretiens professionnels

Les entretiens professionnels doivent être établis tous les 2 ans, ainsi qu’un entretien récapitulatif tous les 6 ans, à compter de la :

• Date d’entrée en vigueur de la loi pour les salariés déjà embauchés, soit depuis le 7 mars 2014;
• Date d’embauche;
• Date du précédent entretien professionnel.

Courrier convocation entretien professionnel

Pour des raisons de preuve, la convocation entretien professionnel doit être effectuée par courrier écrit, soit par :

• Lettre remise en main propre contre décharge;
• Lettre recommandée avec AR.

Au-delà du lieu, date et heure de l’entretien, la convocation doit préciser utilement :

• Le nom de la personne qui tiendra l’entretien ;
• La finalité de cet entretien.

Quand faire un entretien professionnel

En pratique, il est possible de réaliser l’entretien professionnel à la suite d’un entretien d’évaluation en veillant à :

• Bien distinguer les entretiens et leur finalité ;
• Concrétiser les entretiens par plusieurs « bilans » / compte-rendu distincts.

Qui réalise l'entretien professionnel

A la lettre du texte, c’est l’employeur qui réalise l'entretien professionnel. En pratique, le choix dépendra de la taille et de l’organisation structurelle de l’entreprise.

Pourquoi faire un entretien professionnel

L’entretien professionnel des salariés est bisannuel et consacré aux perspectives d’évolution professionnelle des salariés, notamment en termes de qualifications et d’emploi (C. trav., art. L.6315-1, I). Il comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience, à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation (CPF), aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle.

L’entretien professionnel des salariés permet d’identifier les besoins d’accompagnement et/ ou de formation du salarié et de l’impliquer dans la construction et la gestion de son parcours. A ce titre, il se distingue de l’entretien annuel d’évaluation qui, lorsque l’employeur décide de l’organiser, permet de faire le bilan de l’année écoulée, de fixer les objectifs professionnels pour l’année à venir et les moyens pour y parvenir.

Bilan entretien professionnel

Utilisez une grille d’entretien

Intérêt :

• Guide de tenue de l’entretien;
• Traçabilité de l’entretien.

Dressez un état récapitulatif

Vérifiez que le salarié :

• A bénéficié de chaque entretien professionnel biannuel;
• A suivi au moins une action de formation en six ans.

Sanction entretien professionnel non réalisé

Dans les entreprises de moins de moins de 50 salariés

L’employeur doit assurer via cet entretien professionnel de l’adaptation des salariés à leur poste de travail, affirme le code du travail. C’est le principe : l’employeur doit permettre aux salariés d’occuper le poste pour lequel ils ont été recrutés.

L’enjeu c’est la validité du licenciement qui interviendrait pour inadaptation aux fonctions : de quelle(s) formation(s) le salarié a-t-il bénéficié ?
C’est la question que pose le Conseil de Prudhommes. En l’absence de formations à l’initiative de l’employeur, il y a attribution de dommages intérêts.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés

En cas de non-respect de ses obligations en matière d’entretien professionnel des salariés, l’employeur est tenu d’abonder le CPF de ses salariés.

Depuis le 1er janvier 2019, il est prévu que lorsque, au cours des six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié d’entretien professionnel qui est pourtant prévu et d’au moins une formation non obligatoire, son compte personnel est abondé.

Pour permettre aux entreprises de s’adapter à cette nouvelle règle, le législateur a prévu une période transitoire durant laquelle les employeurs peuvent échapper à la sanction s’ils justifient, jusqu’au 31 décembre 2020, avoir effectué un entretien professionnel à leurs salariés et ce aux dates prévues (c’est-à-dire, les entretiens bisannuels et de bilan) et avoir fait bénéficié les salariés d’au moins deux des trois mesures d’évolution précitées conformément au dispositif en vigueur jusqu’au 31 décembre 2018 (ord. n° 2019-861 du 21 août 2019, art. 7).

S’il ne satisfait pas à ses obligations, l’employeur doit :

• Inscrire un abondement de 3 000 € sur le CPF de son salarié ;
• Adresser à la Caisse des dépôts et de consignation les informations nécessaires à l’abondement, notamment le nom du salarié bénéficiaire ainsi que les données permettant son identification ;
• Verser la somme de 3 000 € à la Caisse des dépôts et de consignation qui alimente l’abondement dès sa réception.

S’il ne s’exécute pas spontanément et en cas de contrôle par les agents de contrôle de l’inspection du travail, les inspecteurs de la formation professionnelle ou leurs agents, l’employeur peut être mis en demeure de procéder au versement. A défaut, il sera redevable au Trésor public d’une somme de 6 000 € à titre de sanction.

En outre, quelle que soit la taille de l’entreprise, l’absence d’entretien professionnel des salariés peut être constitutive d’une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail. Un salarié pourrait dans le cadre d’une action contentieuse, réclamer non seulement l’abondement de 3 000 € s’il n’a pas été versé mais également, le cas échéant, des dommages et intérêts.

Nous mettons à votre disposition en téléchargement :

 - Un article sur les entretiens professionnels qui comportent un tableau récapitulatif en synthèse,

 - Une trame d'entretien professionnel.

Notre cabinet de conseil J.CAUSSE & ASSOCIÉS basé à Avignon, se déplace à travers tous le quart Sud Est de la France, pour accompagner les entreprises qui souhaitent se faire conseiller sur les modalités d’un entretien professionnel des salariés.